INTRODUCIÓN

OPTIMA LOGÍSTICA INTEGRAL S.A.S.. identificada con Nit 900.115.069-7, con domicilio en la ciudad de Medellín dirección calle 3B # 79 B – 27, es una empresa de transporte especial habilitada por la Dirección Territorial de Antioquia del Ministerio en el año 2014, desde está fecha está prestando los servicios de transporte especial procurando por una alta calidad en sus servicios y brindando a sus clientes seguridad en el servicio, dando cumplimiento a todas las políticas de ley que garantizan un servicio confiable, seguro y con excelentes precios, por lo que nos hemos ido consolidando en el mercado como una excelente opción a la hora de contratar servicios para el transporte empresarial, turístico, particulares, de estudiantes y de la salud, a nivel departamental y con proyección nacional.

OBJETIVO

Establecer las pautas y criterios generales para el manejo de datos personales de empleados, afiliados, personal en convenio, clientes y proveedores de OPTIMA LOGISTICA INTEGRAL S.A.S. para dar cumplimiento a las normas que regulan el tema.

ALCANCE

La política acá registrada aplica para la sede principal de OPTIMA LOGISTICA INTEGRAL S.A.S., y todas las oficinas y sucursales que tenga o que llegase a tener en el futuro.

MARCO NORMATIVO HABEAS DATA- (DATOS PERSONALES)

Está constituido por las normas que acá se relacionan y por todas aquellas que se creen con posterioridad o que le sean coherentes y concordantes.

• Constitución Política ( Art 15 y 20)
• Ley 1266 de 2008 (financiera, crediticia, comercial)
• Ley 1581 del 2012 (Protección datos personales)
• Decreto 886 de 2014 – Decreto Único 1074 de 2015 (Información mínima RNBD y Reporte a la SIC )
• Decreto 1377 de 2013 (Información RNBD-Política)
• Decreto 1759 del 8 de noviembre de 2016 Plazo: Amplio el plazo al treinta (30) de junio de 2017.

Circular Externa No. 002 de 2015- Actualización RNBD

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD

Los datos recolectados por la empresa OPTIMA LOGISTICA INTEGRAL S.A.S., serán tratados conforme a las normas que regulan el tema, se conservaran en formato físico y digital y su finalidad es poder tener bases de datos de cada una de las personas antes mencionados para el desarrollo del objeto social de la empresa en los ámbitos comerciales, laborales civiles y administrativos. Esta información será sometida a recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información.

La empresa OPTIMA LOGISTICA INTEGRAL S.A.S., velará por el adecuado uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

ASPECTOS GENERALES

Habeas Data: Es el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

La Jurisprudencia Constitucional igualo el Derecho al hábeas data como una garantía del derecho a la intimidad, a su vida privada y familiar, como una esfera individual impenetrable en la que cada cual puede realizar su proyecto de vida y en la que ni el Estado ni otros particulares pueden interferir. 

En el año 2012 se expidió la Ley 1581 “General de Protección de Datos Personales”, que desarrolla el derecho de Hábeas Data y el 27 de junio de 2013 fue expedido el Decreto 1377 de 2013 que reglamentó parcialmente la Ley 1581 de 2012.

Estas normas obligan a que toda entidad pública o privada deba garantizar un adecuado manejo de la información que le es entregada por los titulares de la misma, por lo que la empresa OPTIMA LOGÍSTICA INTEGRAL S.A.S crea las políticas acá descritas que garantizan junto con las políticas de gestión documental un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el del derecho de Hábeas Data.

RESPONSABLE

La empresa OPTIMA LOGÍSTICA INTEGRAL S.A.S., como persona jurídica de derecho privado, domiciliada en la  ciudad de Medellín, en la calle 3B # 79B -27, cuyos datos de contacto son los siguientes:

Teléfono: 604-3220375

Correo electrónico: optimalogisticaintegral@gmail.com

CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS

La empresa OPTIMA LOGÍSTICA INTEGRAL S.A.S., almacenara información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). Igualmente, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la empresa podrá tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos en las bases de datos de empleados

y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos). En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.

PRINCIPIOS

• Principio de legalidad
• Principio de finalidad
• Principio de libertad
• Principio de veracidad o calidad (completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.)
• Principio de transparencia
• Principio de acceso y circulación restringida (restricción acceso menos encargados información)
• Principio de seguridad (medidas técnicas, humanas y administrativas)
• Principio de confidencialidad

DERECHOS DE LOS TITULAR DE LOS DATOS

1. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. (Mecanismos sencillos agiles- Gratis)
2. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento
3. c) Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento del dato.
4. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas (transcurrido un término de 15 días hábiles sin recibir respuesta, cuando haya recibido una respuesta inadecuada ó si no fue atendida.)
5. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

OBLIGACIONES DE LA EMPRESA

1. a) Garantizar al Titular el derecho de hábeas data;
2. b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
3. c) Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
4. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad (evitando adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento);
5. e) Garantizar que la información suministrada sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento

Exigir al Encargado del Tratamiento respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

1. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados.
2. k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos;
3. l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
4. m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
5. n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
6. o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC

PROCESO DE PRESENTACION DE QUEJAS, RECLAMOS Y CONTESTACION

Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo con la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:

• identificación del Titular
• descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
• dirección del titular

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento

DEBERES EN TERMINO DE RESPUESTA

• Reportar a SIC incidentes de seguridad (15 días hábiles luego de conocido el incidente).
• Actualizar la información registrada en el RNBD: 10 primeros días hábiles de cada mes (cambios sustanciales).
• Reportar cada 6 meses los titulares de información (15 reclamos formulados por primeros días hábiles de febrero y agosto).
• Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
• Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial”;
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
• Informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de OPTIMA LOGÍSTICA INTEGRAL S.A.S., estarán vigentes a partir del día primero (01) de noviembre de 2020. La empresa se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley. Las bases de datos administradas por la empresa se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de la empresa o una obligación contenida en un contrato entre esta y su titular.

CAROLINA GÓMEZ RESTREPO

GERENTE